අමාත්‍යංශ ලේකම්වරු පළාත් ප්‍රධාන ලේකම්වරු, දෙපාර්තමේන්තු ප්‍රධානීන්, පළාත් සභා අමාත්‍යාංශ ලේකම්වරු, රාජ්‍ය සංස්ථා හා ව්‍යවස්ථාපිත මණ්ඩල ප්‍රධානීන් වෙත මෙම චක්‍රලේඛය යොමුකර තිබේ.
වාහන පිළිබඳ විස්තර ලබාදීමේදී මෙහෙයුම් කල් බදු ක්‍රමය යටතේ ලබාගත් වාහන පිළිබඳවද තොරතුරු ලබාදිය යුතුවෙයි.
ඇතැම් ආයතන විසින් තම ආයතනයේ ඇති සියලුම වාහන පිළිබඳව තොරතුරු සඳහන් කර නොමැති බවට නාමිකව සහ නිර්නාමිකව තොරතුරු ලැබෙන බවද සභාපතිවරයා පෙන්වා දෙයි.
ඉදිරි ඡන්ද විමසීමකදී එවැනි තොරතුරක් ලද වහාම පරීක්ෂාවට ලක් කර සුදුසු ක්‍රියාමාර්ග ගන්නා බව සභාපතිවරයා අවධාරණය කර තිබේ.
වාහන හිමිකම් නොමැති මාණ්ඩලික නිලධාරීන් ප්‍රවාහනයට යොදා ගෙන ඇති සියලු වාහන තොරතුරුද, ශාඛාවන්ට ලබාදී ඇති වාහනවල තොරතුරුද මෙහිදී ලබාදිය යුතුවෙයි.
නිල වාහන ලබාදී ඇති නිලධාරීන්ට පමණක් එම නිල වාහනය ඡන්ද විමසීමේ රාජකාරි සඳහා යොදාගැනීමට දිස්ත්‍රික් තේරීම් භාර නිලධාරී විසින් අනුමැතිය ලබාදෙයි.
අනෙකුත් කිසිදු නිලධාරියකු ඡන්ද විමසීමේදී රාජකාරි සඳහා යාම පිණිස තම කාර්යාලයේ සංචිත වාහනයක් යොදා නොගත යුතුයි.
වාහන අනිසි ලෙස භාවිත කිරීමක් සිදුනොවන ලෙසට වග බලා ගැනීම සඳහා ආයතනය සතු සියලුම වාහන පිළිබඳ විස්තර ලබාදීමට සෑම ආයතන ප්‍රධානියකුම අනිවාර්යයෙන්ම සිදුකළ යුතු බව මැතිවරණ කොමිසමේ සභාපතිවරයා අවධාරණය කර සිටියි.